Assistant(e) de Direction F/H

Description du poste

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Dans le cadre du Système Management de la DP2D, le titulaire de l’emploi intervient au sein de l’Etat-major de la DP2D.

Il assure l’assistance du directeur de a DP2D et de la Directrice Coordination Concertation et Prospective (DCCP). Le titulaire de l’emploi est rattaché hiérarchiquement au Directeur DP2D.

Il réalise des activités variées et élaborées qu’il planifie et priorise en tenant compte des délais impartis et des impératifs liés aux règles de son domaine d’intervention. Il obéit aux règles de discrétion et confidentialité.



Ses activités concernent en particulier les domaines ci-dessous :

Communication

Il rédige les documents qui lui sont remis par le directeur DP2D (notes internes, comptes rendus, bilans, courriers internes ou externes, supports de réunion …) en utilisant les fonds de page adéquats et en les enregistrant dans le système documentaire numérique de l’entreprise et/ou dans les bases SharePoint des équipes.

Il contrôle leur qualité, les diffuse, les archive si nécessaire et les restitue aux demandeurs.

 Gestion et organisation

Il tient à jour l’agenda du directeur DP2D. Il coordonne les activités relatives au CODIR (agenda des revues, tableau des congés,…).

Il traite le courrier dans ses différentes phases, il élabore et assure le classement et l’archivage.

Il effectue les réservations et les actes nécessaires aux déplacements professionnels du directeur DP2D et de la directrice DCCP.

Il prépare certaines réunions et séminaires : il convoque les participants, rédige l’ordre du jour, constitue les dossiers et organise la logistique.

Il gère les arrivées / départs des salariés et la logistique associée, les organisations d’évènement.

Il est en appui à la réalisation et du suivi des dossiers d’achat.

Il assure l’accueil physique des visiteurs DP2D sur le site de Wagram.

 Assistance et appui

Il assiste autant que de besoin les membres du CODIR.

Il assiste le directeur DP2D et la directrice DCCP dans le contrôle et la régularité des saisies et validation des heures et des frais dans GTA.

Il gère le stock de fournitures courantes de bureau et réalise les commandes nécessaires.